עוזרת אדמיניסטרטיבית במיקור חוץ: האצילו את האדמיניסטרציה בלי לאבד שליטה
הצעות מחיר, חשבוניות, תזכורות תשלום, תיקי לקוחות, הזנת נתונים בתוכנות שלכם: האדמיניסטרציה גוזלת במהירות שעות בכל שבוע. עוזרת אדמיניסטרטיבית במיקור חוץ של MaaSil מטפלת בכך במשרה מלאה, עבור החברה שלכם בלבד. היא פועלת לפי הנהלים שלכם, משתמשת בכלים שלכם ומדווחת לכם באופן קבוע. ההחלטות נשארות בידיכם, והיא דואגת לביצוע.
תפקידיה של עוזרת אדמיניסטרטיבית במיקור חוץ
תפקידיה מותאמים לפעילות שלכם. הנפוצים ביותר:
- הזנת נתונים: יצירה ועדכון של נתונים ב-CRM, ב-ERP או בגיליונות האלקטרוניים שלכם.
- חיוב: הכנת הצעות מחיר וחשבוניות, מעקב אחר תשלומים, גבייה של חשבוניות שעבר מועד פירעונן.
- תיקים: הקמה ובדיקה של תיקי לקוחות, ספקים או שוכרים, ולאחר מכן ארכוב.
- פניות נכנסות: טיפול בהודעות דוא"ל והפניה לגורם המתאים.
- ארכוב: דיגיטציה וארגון של המסמכים שלכם.
- מעקב אחר כוח אדם: היעדרויות, מסמכים ואישורים של העובדים.
- עיצוב: מכתבים, תבניות ומסמכים סטנדרטיים.
לאילו חברות?
התפקיד מתאים לעסקים קטנים ובינוניים, לסוכנויות נדל"ן, למשרדים ולגופי בריאות הטובעים בניהול תיקים. הוא גם משחרר את אנשי המכירות או הטכנאים שלכם ממשימות הזנת נתונים, כדי שיתמקדו בליבת העיסוק שלהם.
כישורים וכלים שהיא שולטת בהם
אנחנו מחפשים פרופילים אמינים, שיטתיים ושמרגישים בנוח עם כלים דיגיטליים. איות ואיכות הביטוי הכתוב בצרפתית נמנים עם הכישורים שנבחנים במהלך הבחירה. כלים נפוצים:
- Excel, Google Sheets, Word ו-Google Docs.
- תוכנות חיוב וניהול מסחרי.
- ה-CRM וה-ERP של החברה שלכם.
- כלים לניהול מסמכים ולחתימה אלקטרונית.
- כלי בינה מלאכותית להאצת הזנת הנתונים, המיון והכתיבה.
מדוע להעביר את הסיוע האדמיניסטרטיבי שלכם במיקור חוץ אל MaaSil
נהלים שמכובדים
העוזרת מיישמת את הכללים והתבניות שלכם; אתם שומרים על האישור של החלטות רגישות.
זמינות במשרה מלאה
היא אינה מתחלקת בין כמה לקוחות, בניגוד לשירות משותף.
התחלה מלווה
תקופת ניסיון מפוקחת של חודשיים מבטיחה השתלבות בטוחה.
מסגרת עבודה אמינה
משרדים מצוידים, ציוד מסופק, פתרונות גיבוי לאינטרנט ולחשמל, עמידה בתקנות ה-GDPR.
איך מתנהל תהליך הגיוס?
- 1
היכרות
אנחנו מנתחים את התפקיד, הכלים, התהליכים והתכונות האישיות שאתם מחפשים.
- 2
איתור
אנחנו בוחרים את המועמדים הטובים ביותר אחרי סדרת מבחנים וראיונות מעמיקים.
- 3
ראיון סופי
אתם פוגשים את המועמדים שנבחרו ומעבירים אותם את תהליך הגיוס הרגיל שלכם.
- 4
תחילת עבודה
העבודה מתחילה בתקופת ניסיון מפוקחת של 2 חודשים, עם השתלבות מלאה בכלים שלכם.
שאלות נפוצות
אילו משימות אדמיניסטרטיביות אפשר להעביר במיקור חוץ?
כמעט את כולן שמבוצעות במחשב: הזנת נתונים, חיוב, תזכורות תשלום, ניהול תיקים, ארכוב, מעקב אחר עובדים. משימות שדורשות נוכחות פיזית, כמו דואר נייר או קבלת קהל, נשארות במשרדים שלכם.
איך שומרים על שליטה בעבודה שלה?
אתם קובעים את הנהלים, ההרשאות ונקודות האישור. העוזרת מדווחת לכם בקצב שנקבע: סיכום יומי, טבלת מעקב או כלי לניהול קריאות. MaaSil דואגת גם למעקב קבוע אחר שיתוף הפעולה.
האם צריך לדאוג לציוד?
לא. MaaSil מספקת את עמדת העבודה, את המשרדים ואת החיבור, עם פתרונות גיבוי למקרה של הפסקה. אתם רק צריכים לפתוח גישה לכלים שלכם.
מה התעריף של עוזרת אדמיניסטרטיבית במיקור חוץ?
הוא תלוי בזמן העבודה ובניסיון הנדרש. הגיוס, החוזה, השכר והציוד כלולים. את התעריפים שלנו תמצאו בעמוד התעריפים, או בקשו הצעת מחיר.
רוצים להוציא תפקיד זה לאאוטסורסינג?
ספרו לנו על הצרכים שלכם: נציג לחברתכם פרופילים נבחרים.
בקשו הצעת מחיר ←