Outsourcad office manager: en grundpelare i ert företags organisation

Office manager som arbetar tillsammans med teamet på ett ljust kontor

I ett litet eller medelstort företag eller en scale-up får office managern vardagen att fungera: leverantörer, verktyg, mottagande av nyanställda, uppföljning av fakturor. När de här uppgifterna hamnar hos vd:n eller i teamet förlorar alla tid. Med MaaSil får ni en dedikerad office manager som arbetar på distans med era verktyg och processer och behåller helhetsbilden av hur ert företag fungerar.

Uppgifterna för en outsourcad office manager

Office managern på distans tar hand om allt som inte kräver fysisk närvaro i era lokaler:

  • Leverantörer och tjänsteleverantörer: offertförfrågningar, beställningar, uppföljning av avtal och förnyelser.
  • Inköp och programvaruabonnemang: uppföljning av utgifter och kontroll av fakturor.
  • Förberedelse av bokföringen: insamling av utlägg, underlag och fakturor åt er redovisningskonsult.
  • Nyanställningar och avslut: skapande av konton, behörigheter, utrustning och dokument för medarbetarna.
  • Interna verktyg: administration av Google Workspace, Microsoft 365, Slack eller Notion.
  • Teamliv: organisering av evenemang, seminarier och resor.
  • Dokumentation: uppdatering av rutiner och den interna handboken.
  • Samordning på plats: kontakt med kontaktpersonen i era lokaler för post och utrustning.

För vilka företag?

Den här tjänsten riktar sig till företag med 10 till 200 anställda som ännu inte har en strukturerad stödfunktion, eller vars administrativa team är överbelastat. Den passar särskilt bra för företag med distansarbete eller flera arbetsplatser, där organisationen redan sker via digitala verktyg.

Kompetens och verktyg som behärskas

En bra office manager är mångsidig, organiserad och initiativrik. Vi väljer profiler som kan strukturera era processer och hålla tidsfrister, med utmärkt skriftlig franska. De arbetar bland annat med:

  • Google Workspace och Microsoft 365, både i administration och i det dagliga arbetet.
  • Verktyg för hantering av utgifter och fakturor, som Spendesk, Qonto eller Pennylane.
  • Notion, Trello, Asana eller Monday för att följa upp interna ärenden.
  • Ert HR-system (SIRH) för uppföljning av nyanställningar och frånvaro.
  • AI-verktyg för att automatisera repetitiva uppgifter och skriva rutiner.

Varför outsourca er office management med MaaSil

En enda kontaktperson

Ett talang samlar organisationsfrågorna i stället för att de sprids på flera personer.

Dokumenterade processer

Våra office managers formaliserar det de gör, vilket ger er organisation trygghet.

Ett team som växer med er

MaaSil kan lägga till en administrativ assistent eller en redovisningskonsult när er verksamhet växer.

Noll HR-administration

Avtal, lön, utrustning och uppföljning av talangen sköts av MaaSil.

Hur går rekryteringen till?

  1. 1

    Kartläggning

    Vi går igenom din verksamhet, dina verktyg, dina processer och de personliga egenskaper du söker.

  2. 2

    Sökning

    Vi väljer ut de bästa profilerna efter en rad tester och grundliga intervjuer.

  3. 3

    Slutintervju

    Du träffar de förvalda kandidaterna och låter dem gå igenom din vanliga rekryteringsprocess.

  4. 4

    Start

    Uppdraget inleds med en övervakad provperiod på 2 månader och full integrering i dina verktyg.

Vanliga frågor

Kan en office manager verkligen arbeta på distans?

Ja, för de allra flesta uppgifterna: leverantörer, verktyg, administration, mottagande av nyanställda, evenemang. Bara de fysiska uppgifterna (post, mottagning av paket, underhåll av lokalerna) stannar på plats. Vi rekommenderar att ni utser en kontaktperson i era lokaler.

Vad är skillnaden mot en direktionsassistent?

Direktionsassistenten arbetar åt en chef: kalender, ärenden, prioriteringar. Office managern arbetar åt hela företaget: organisation, leverantörer, verktyg och teamliv. De två rollerna kompletterar ofta varandra.

Kan hen hantera våra leverantörsfakturor?

Ja. Hen kan samla in, kontrollera och arkivera fakturor, förbereda betalningar och skicka uppgifterna vidare till er redovisningskonsult. Attesteringen av betalningar stannar hos er.

Vad kostar en outsourcad office manager?

Priset beror på arbetstiden och profilens erfarenhet. Rekrytering, avtal, lön och utrustning ingår. Våra prislistor finns på sidan Priser, och vi tar fram en skräddarsydd offert.

Vill du outsourca den här tjänsten?

Beskriv dina behov: Vi presenterar utvalda profiler för ditt företag.

Begär offert →