Utlagd administratör: delegera administrationen utan att tappa kontrollen

Administratör som hanterar ärenden på sin dator under ett teammöte

Offerter, fakturor, betalningspåminnelser, kundärenden, registrering i era program: administrationen tar snabbt timmar i anspråk varje vecka. En utlagd administratör från MaaSil tar hand om den på heltid, enbart för ert företag. Hon följer era rutiner, använder era verktyg och rapporterar regelbundet till er. Ni behåller besluten, hon sköter genomförandet.

Uppgifterna för en utlagd administratör

Uppgifterna anpassas efter er verksamhet. De vanligaste:

  • Dataregistrering: skapande och uppdatering av data i ert CRM, ert ERP eller era kalkylblad.
  • Fakturering: upprättande av offerter och fakturor, uppföljning av betalningar, påminnelser om förfallna fakturor.
  • Ärenden: upprättande och kontroll av kund-, leverantörs- eller hyresgästärenden, därefter arkivering.
  • Inkommande förfrågningar: hantering av e-post och vidarebefordran till rätt kontaktperson.
  • Arkivering: digitalisering och organisering av era dokument.
  • Personaluppföljning: frånvaro, dokument och intyg för medarbetarna.
  • Formatering: brev, mallar och standarddokument.

För vilka företag?

Tjänsten passar små och medelstora företag, fastighetsmäklare, byråer och vårdverksamheter som dränks i ärendehantering. Den befriar också era säljare eller tekniker från registreringsarbete, så att de kan koncentrera sig på sin kärnverksamhet.

Kompetenser och verktyg som behärskas

Vi söker pålitliga, metodiska profiler som är bekväma med digitala verktyg. Stavning och kvaliteten på det skriftliga uttrycket på franska hör till de färdigheter som bedöms under urvalet. Vanliga verktyg:

  • Excel, Google Sheets, Word och Google Docs.
  • Program för fakturering och säljstyrning.
  • Företagets CRM och ERP.
  • Verktyg för dokumenthantering och elektronisk signering.
  • AI-verktyg för att snabba upp registrering, sortering och skrivande.

Varför lägga ut er administrativa support på MaaSil

Rutiner som följs

Administratören tillämpar era regler och mallar; ni behåller godkännandet av känsliga beslut.

Tillgänglig på heltid

Hon delas inte mellan flera kunder, till skillnad från en delad tjänst.

En vägledd start

En övervakad provperiod på 2 månader säkrar introduktionen.

Trygga arbetsförhållanden

Utrustade lokaler, tillhandahållen utrustning, reservlösningar för internet och el, GDPR-efterlevnad.

Hur går rekryteringen till?

  1. 1

    Kartläggning

    Vi går igenom din verksamhet, dina verktyg, dina processer och de personliga egenskaper du söker.

  2. 2

    Sökning

    Vi väljer ut de bästa profilerna efter en rad tester och grundliga intervjuer.

  3. 3

    Slutintervju

    Du träffar de förvalda kandidaterna och låter dem gå igenom din vanliga rekryteringsprocess.

  4. 4

    Start

    Uppdraget inleds med en övervakad provperiod på 2 månader och full integrering i dina verktyg.

Vanliga frågor

Vilka administrativa uppgifter kan läggas ut?

Nästan alla som utförs på dator: dataregistrering, fakturering, betalningspåminnelser, ärendehantering, arkivering, personaluppföljning. Uppgifter som kräver fysisk närvaro, som pappersposten eller receptionen, stannar kvar i era lokaler.

Hur behåller man kontrollen över hennes arbete?

Ni fastställer rutinerna, behörigheterna och godkännandepunkterna. Administratören rapporterar i överenskommen takt: daglig avstämning, uppföljningstabell eller ärendehanteringsverktyg. MaaSil ser också till att samarbetet följs upp regelbundet.

Behöver man ordna utrustning?

Nej. MaaSil tillhandahåller arbetsplats, lokaler och uppkoppling, med reservlösningar vid avbrott. Ni behöver bara öppna åtkomst till era verktyg.

Vad kostar en utlagd administratör?

Det beror på arbetstiden och den önskade erfarenheten. Rekrytering, avtal, lön och utrustning ingår. Hitta våra prislistor på sidan Priser eller begär en offert.

Vill du outsourca den här tjänsten?

Beskriv dina behov: Vi presenterar utvalda profiler för ditt företag.

Begär offert →