Outsourcet office manager: en søjle i din virksomheds organisation

Office manager, der arbejder sammen med teamet på et lyst kontor

I en SMV eller en scale-up får office manageren hverdagen til at fungere: leverandører, værktøjer, modtagelse af nye medarbejdere, opfølgning på fakturaer. Når disse opgaver havner hos direktøren eller i teamet, mister alle tid. Med MaaSil får du en dedikeret office manager, der arbejder på distancen med dine værktøjer og processer og bevarer overblikket over, hvordan din virksomhed fungerer.

Opgaverne for en outsourcet office manager

Office manageren på distancen tager sig af alt, hvad der ikke kræver fysisk tilstedeværelse i dine lokaler:

  • Leverandører og serviceudbydere: tilbudsforespørgsler, bestillinger, opfølgning på kontrakter og fornyelser.
  • Indkøb og softwareabonnementer: opfølgning på udgifter og kontrol af fakturaer.
  • Forberedelse af regnskab: indsamling af udgiftsbilag, dokumentation og fakturaer til din revisor.
  • Nyansættelser og fratrædelser: oprettelse af konti, adgange, udstyr og dokumenter til medarbejderne.
  • Interne værktøjer: administration af Google Workspace, Microsoft 365, Slack eller Notion.
  • Teamliv: organisering af arrangementer, seminarer og rejser.
  • Dokumentation: opdatering af procedurer og den interne vejledning.
  • Koordinering på stedet: kontakt til kontaktpersonen i dine lokaler vedrørende post og udstyr.

Til hvilke virksomheder?

Denne stilling henvender sig til virksomheder med 10 til 200 ansatte, som endnu ikke har en struktureret supportfunktion, eller hvis administrative team er overbelastet. Den passer især til virksomheder med fjernarbejde eller flere lokationer, hvor organisationen allerede foregår via digitale værktøjer.

Kompetencer og værktøjer, de mestrer

En god office manager er alsidig, organiseret og proaktiv. Vi udvælger profiler, der kan strukturere dine processer og overholde deadlines, med et fremragende skriftligt fransk. De arbejder bl.a. med:

  • Google Workspace og Microsoft 365, både som administrator og i den daglige brug.
  • Værktøjer til styring af udgifter og fakturaer, f.eks. Spendesk, Qonto eller Pennylane.
  • Notion, Trello, Asana eller Monday til at følge interne anmodninger.
  • Dit HR-system (SIRH) til opfølgning på nyansættelser og fravær.
  • AI-værktøjer til at automatisere gentagne opgaver og skrive procedurer.

Hvorfor outsource din office management med MaaSil

Én enkelt kontaktperson

Ét talent samler organisationsopgaverne i stedet for at sprede dem ud på flere personer.

Dokumenterede processer

Vores office managers får beskrevet det, de gør, hvilket sikrer din organisation.

Et team, der vokser med dig

MaaSil kan tilføje en administrativ assistent eller en bogholder, når din aktivitet vokser.

Ingen HR-administration

Kontrakt, løn, udstyr og opfølgning på talentet håndteres af MaaSil.

Hvordan foregår rekrutteringen?

  1. 1

    Afdækning

    Vi gennemgår din forretning, dine værktøjer, dine processer og de personlige egenskaber, du søger.

  2. 2

    Søgning

    Vi udvælger de bedste profiler efter en række tests og grundige samtaler.

  3. 3

    Afsluttende samtale

    Du møder de forhåndsudvalgte kandidater og kører dem gennem din sædvanlige rekrutteringsproces.

  4. 4

    Opstart

    Samarbejdet begynder med en superviseret prøveperiode på 2 måneder og fuld integration i dine værktøjer.

Ofte stillede spørgsmål

Kan en office manager virkelig arbejde på distancen?

Ja, til langt størstedelen af opgaverne: leverandører, værktøjer, administration, nye medarbejdere, arrangementer. Kun de fysiske opgaver (post, modtagelse af pakker, vedligeholdelse af lokalerne) forbliver på stedet. Vi anbefaler at udpege en kontaktperson i dine lokaler.

Hvad er forskellen på en direktionsassistent?

Direktionsassistenten arbejder for én leder: kalender, sager, prioriteter. Office manageren arbejder for hele virksomheden: organisation, leverandører, værktøjer og teamliv. De to stillinger supplerer ofte hinanden.

Kan vedkommende håndtere vores leverandørfakturaer?

Ja. Vedkommende kan indsamle, kontrollere og arkivere fakturaer, forberede betalinger og videregive oplysningerne til din revisor. Godkendelsen af betalinger bliver hos dig.

Hvad koster en outsourcet office manager?

Prisen afhænger af arbejdstiden og profilens erfaring. Rekruttering, kontrakt, løn og udstyr er inkluderet. Vores priser findes på siden Priser, og vi udarbejder et tilbud skræddersyet til dig.

Vil du outsource denne stilling?

Beskriv dit behov: Vi præsenterer udvalgte profiler til din virksomhed.

Anmod om et tilbud →