Outsourcet administrativ medarbejder: uddeleger administrationen uden at miste kontrollen
Tilbud, fakturaer, rykkere, kundesager, indtastning i jeres software: administration æder hurtigt timer hver uge. En outsourcet administrativ medarbejder fra MaaSil tager sig af det på fuld tid, kun for jeres virksomhed. Hun følger jeres procedurer, bruger jeres værktøjer og rapporterer jævnligt til jer. I beholder beslutningerne, hun står for udførelsen.
Opgaverne for en outsourcet administrativ medarbejder
Opgaverne tilpasses jeres virksomhed. De hyppigste:
- Indtastning: oprettelse og opdatering af data i jeres CRM, jeres ERP eller jeres regneark.
- Fakturering: udarbejdelse af tilbud og fakturaer, opfølgning på betalinger, rykning af forfaldne fakturaer.
- Sager: oprettelse og kontrol af kunde-, leverandør- eller lejersager og efterfølgende arkivering.
- Indkommende henvendelser: behandling af e-mails og videresendelse til den rette kontaktperson.
- Arkivering: digitalisering og organisering af jeres dokumenter.
- Personaleadministration: fravær, dokumenter og attester for medarbejdere.
- Opsætning: breve, skabeloner og standarddokumenter.
Til hvilke virksomheder?
Stillingen passer til SMV'er, ejendomsmæglere, kontorer og sundhedsvirksomheder, der drukner i sagsbehandling. Den frigør også jeres sælgere eller teknikere fra indtastning, så de kan koncentrere sig om deres kerneopgaver.
Kompetencer og værktøjer
Vi søger pålidelige, metodiske profiler, der er trygge ved digitale værktøjer. Stavning og kvaliteten af det skriftlige udtryk på fransk er blandt de kompetencer, der vurderes under udvælgelsen. Almindelige værktøjer:
- Excel, Google Sheets, Word og Google Docs.
- Faktureringssoftware og software til salgsstyring.
- Virksomhedens CRM og ERP.
- Værktøjer til dokumenthåndtering og elektronisk signatur.
- AI-værktøjer, der fremskynder indtastning, sortering og skrivning.
Hvorfor outsource jeres administrative assistance til MaaSil
Procedurer, der overholdes
Medarbejderen anvender jeres regler og skabeloner; I beholder godkendelsen af følsomme beslutninger.
Tilgængelig på fuld tid
Hun deles ikke mellem flere kunder, i modsætning til en fælles ydelse.
En guidet opstart
En superviseret prøveperiode på 2 måneder sikrer integrationen.
Pålidelige arbejdsforhold
Udstyrede lokaler, udleveret udstyr, nødløsninger til internet og strøm, GDPR-overholdelse.
Hvordan foregår rekrutteringen?
- 1
Afdækning
Vi gennemgår din forretning, dine værktøjer, dine processer og de personlige egenskaber, du søger.
- 2
Søgning
Vi udvælger de bedste profiler efter en række tests og grundige samtaler.
- 3
Afsluttende samtale
Du møder de forhåndsudvalgte kandidater og kører dem gennem din sædvanlige rekrutteringsproces.
- 4
Opstart
Samarbejdet begynder med en superviseret prøveperiode på 2 måneder og fuld integration i dine værktøjer.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke administrative opgaver kan outsources?
Næsten alle dem, der udføres på computer: indtastning, fakturering, rykkere, sagsbehandling, arkivering, opfølgning på medarbejdere. Opgaver, der kræver fysisk tilstedeværelse, som papirpost eller reception, forbliver i jeres lokaler.
Hvordan bevarer man kontrollen over hendes arbejde?
I fastlægger procedurer, adgange og godkendelsespunkter. Medarbejderen rapporterer i den aftalte rytme: daglig status, opfølgningstabel eller ticketværktøj. MaaSil sørger også for jævnlig opfølgning på samarbejdet.
Skal man sørge for udstyr?
Nej. MaaSil stiller arbejdsplads, lokaler og forbindelse til rådighed med nødløsninger ved udfald. I skal blot give adgang til jeres værktøjer.
Hvad koster en outsourcet administrativ medarbejder?
Det afhænger af arbejdstiden og den ønskede erfaring. Rekruttering, kontrakt, løn og udstyr er inkluderet. Find vores priser på siden Priser, eller bed om et tilbud.
Vil du outsource denne stilling?
Beskriv dit behov: Vi præsenterer udvalgte profiler til din virksomhed.
Anmod om et tilbud →