Ausgelagerte Assistenz der Geschäftsführung: eine feste Verbündete für Ihren Führungsalltag
Ihr Kalender quillt über, Ihr Posteingang ebenfalls, und die wichtigen Akten warten? Eine ausgelagerte Assistenz der Geschäftsführung von MaaSil übernimmt die Organisation Ihres Alltags, in Vollzeit und ausschließlich für Ihr Unternehmen. Sie arbeitet mit Ihren Tools, zu Ihren Arbeitszeiten und wird schnell zu Ihrer vertrauten rechten Hand. Sie gewinnen Zeit für Entscheidungen; wir kümmern uns um Recruiting, Vertrag und Personalbetreuung.
Die Aufgaben einer ausgelagerten Assistenz der Geschäftsführung
Sie arbeitet wie eine Assistenz in Ihren Räumen, nur eben aus der Ferne. Je nach Bedarf umfassen ihre Aufgaben:
- Terminverwaltung: Terminvereinbarung, Priorisierung, Organisation von Meetings und Reisen.
- Postfach: Sortieren, Standardantworten, Nachfassen bei Kunden und Partnern.
- Unterlagen: Vorbereitung von Präsentationen, Vermerken und Protokollen der Geschäftsleitungssitzungen.
- Nachverfolgung von Entscheidungen: Nachhalten der in Meetings beschlossenen Maßnahmen und wichtiger Fristen.
- Reporting: Aktualisierung Ihrer Dashboards auf Basis Ihrer Daten.
- Schnittstelle: Kontakt zu Ihren Teams, Kunden und Dienstleistern.
- Texterstellung: Briefe, interne Vermerke und alltägliche Dokumente, gestaltet nach Ihrem Corporate Design.
- Bereichsübergreifende Projekte: interne Veranstaltungen, Launches, Organisation von Recruiting-Prozessen.
Für welche Führungskräfte?
Die Position eignet sich für Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen, Start-up-Gründer und Mitglieder der Geschäftsleitung, die zu viel Zeit mit Organisation verbringen. Sie eignet sich auch für Unternehmen, die sich eine Assistenz zu zweit oder zu dritt teilen möchten, mit klaren Prioritätsregeln.
Kompetenzen und beherrschte Tools
Unsere Assistenzen der Geschäftsführung werden wegen ihrer Sorgfalt, Diskretion und Schreibsicherheit im Französischen ausgewählt. Viele arbeiten auch auf Englisch. Sie arbeiten sich ab dem Onboarding in Ihre Tools ein:
- Google Workspace und Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, PowerPoint).
- Tools zur Terminbuchung, etwa Calendly.
- Tools für Projektmanagement und Kommunikation: Notion, Trello, Asana, Slack.
- Das CRM und die internen Tools Ihres Unternehmens.
- KI-Assistenten für Texterstellung, Meeting-Zusammenfassungen und Informationsrecherche.
Warum Sie Ihre Assistenz der Geschäftsführung mit MaaSil auslagern sollten
Eine dedizierte Assistenz
Sie arbeitet nur für Sie und nicht für einen Kundenstamm wie in einem gemeinsam genutzten Telefonservice.
Echte Kontinuität
Sie kennt Ihre Akten, Ansprechpartner und Gewohnheiten. Unsere Consultants bleiben im Schnitt 3,5 Jahre im selben Einsatz.
Vertraulichkeit
Gesicherte Räumlichkeiten, bereitgestellte Ausstattung, DSGVO-Konformität und ein nach ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem.
Keinerlei Verwaltungsaufwand
MaaSil kümmert sich um Vertrag, Lohnabrechnung, Personalbetreuung und Infrastruktur. Sie steuern die Aufgaben im Tagesgeschäft.
Wie läuft die Rekrutierung ab?
- 1
Kennenlernen
Wir analysieren Ihr Geschäft, Ihre Tools, Ihre Prozesse und die gewünschten persönlichen Eigenschaften.
- 2
Suche
Wir wählen die besten Profile nach einer Reihe von Tests und ausführlichen Gesprächen aus.
- 3
Abschlussgespräch
Sie lernen die vorausgewählten Kandidaten kennen und unterziehen sie Ihrem gewohnten Auswahlverfahren.
- 4
Start
Der Einsatz beginnt mit einer betreuten Testphase von 2 Monaten und einer vollständigen Einbindung in Ihre Tools.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer ausgelagerten Assistenz der Geschäftsführung und einem Telefonservice?
Ein Telefonservice teilt seine Mitarbeitenden auf viele Kunden auf und beschränkt sich oft auf die Telefonannahme. Die Assistenz der Geschäftsführung von MaaSil ist in Vollzeit Ihrem Unternehmen gewidmet: Sie kennt Ihre Akten, nutzt Ihre Tools und übernimmt wertschöpfende Aufgaben, etwa die Vorbereitung Ihrer Gremiensitzungen oder die Nachverfolgung Ihrer Projekte.
Kann sie mit vertraulichen Informationen umgehen?
Ja. Unsere Talente arbeiten in gesicherten Räumlichkeiten, an von MaaSil bereitgestellter Ausstattung und unter Einhaltung der DSGVO. Sie legen die Zugriffe auf Ihre Tools fest, wie bei einer internen Mitarbeiterin.
Zu welchen Zeiten arbeitet sie?
Ihre Arbeitszeiten richten sich nach Ihren. Von Madagaskar aus beträgt die Zeitverschiebung zu Paris je nach Jahreszeit nur 1 bis 2 Stunden.
Was kostet eine ausgelagerte Assistenz der Geschäftsführung?
Der Preis hängt von der Arbeitszeit und der gewünschten Erfahrungsstufe ab. Er umfasst Recruiting, Vertrag, Lohnabrechnung und Ausstattung. Besuchen Sie unsere Preisseite oder fordern Sie ein individuelles Angebot an.
Möchten Sie diese Stelle auslagern?
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