Ausgelagerte Verwaltungsassistenz: Verwaltung delegieren, ohne die Kontrolle zu verlieren

Verwaltungsassistentin bearbeitet während einer Teambesprechung Akten an ihrem Computer

Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Kundenakten, Dateneingabe in Ihrer Software: Die Verwaltung kostet schnell jede Woche viele Stunden. Eine ausgelagerte Verwaltungsassistenz von MaaSil übernimmt diese Aufgaben in Vollzeit, ausschließlich für Ihr Unternehmen. Sie folgt Ihren Verfahren, nutzt Ihre Tools und berichtet Ihnen regelmäßig. Die Entscheidungen behalten Sie in der Hand, sie kümmert sich um die Umsetzung.

Die Aufgaben einer ausgelagerten Verwaltungsassistenz

Ihre Aufgaben passen sich Ihrer Tätigkeit an. Die häufigsten:

  • Dateneingabe: Anlegen und Aktualisieren von Daten in Ihrem CRM, Ihrem ERP oder Ihren Tabellen.
  • Rechnungsstellung: Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Zahlungsüberwachung, Mahnung offener Forderungen.
  • Akten: Anlegen und Prüfen von Kunden-, Lieferanten- oder Mieterakten, anschließend Archivierung.
  • Eingehende Anfragen: Bearbeitung von E-Mails und Weiterleitung an den richtigen Ansprechpartner.
  • Ablage: Digitalisierung und Organisation Ihrer Dokumente.
  • Personalverwaltung: Abwesenheiten, Unterlagen und Bescheinigungen der Mitarbeitenden.
  • Formatierung: Briefe, Vorlagen und Standarddokumente.

Für welche Unternehmen?

Diese Position eignet sich für KMU, Immobilienagenturen, Kanzleien und Einrichtungen des Gesundheitswesens, die unter der Aktenverwaltung ächzen. Sie entlastet außerdem Ihren Vertrieb oder Ihre Techniker von der Dateneingabe, damit sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Kompetenzen und beherrschte Tools

Wir suchen zuverlässige, methodische Profile, die sicher mit digitalen Tools umgehen. Rechtschreibung und die Qualität des schriftlichen Ausdrucks auf Französisch gehören zu den Kompetenzen, die bei der Auswahl geprüft werden. Gängige Tools:

  • Excel, Google Sheets, Word und Google Docs.
  • Software für Rechnungsstellung und Vertriebsverwaltung.
  • Das CRM und das ERP Ihres Unternehmens.
  • Tools für Dokumentenmanagement und elektronische Signatur.
  • KI-Tools zur Beschleunigung von Dateneingabe, Sortierung und Texterstellung.

Warum Sie Ihre Verwaltungsassistenz mit MaaSil auslagern sollten

Eingehaltene Verfahren

Die Assistenz wendet Ihre Regeln und Vorlagen an; die Freigabe sensibler Entscheidungen behalten Sie.

Vollzeit-Verfügbarkeit

Sie wird nicht auf mehrere Kunden aufgeteilt, anders als bei einem geteilten Dienst.

Ein begleiteter Start

Eine betreute Testphase von 2 Monaten sichert die Einarbeitung ab.

Ein verlässlicher Arbeitsrahmen

Ausgestattete Räumlichkeiten, bereitgestelltes Material, Notlösungen für Internet und Strom, DSGVO-Konformität.

Wie läuft die Rekrutierung ab?

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    Kennenlernen

    Wir analysieren Ihr Geschäft, Ihre Tools, Ihre Prozesse und die gewünschten persönlichen Eigenschaften.

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    Suche

    Wir wählen die besten Profile nach einer Reihe von Tests und ausführlichen Gesprächen aus.

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    Abschlussgespräch

    Sie lernen die vorausgewählten Kandidaten kennen und unterziehen sie Ihrem gewohnten Auswahlverfahren.

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    Start

    Der Einsatz beginnt mit einer betreuten Testphase von 2 Monaten und einer vollständigen Einbindung in Ihre Tools.

Häufig gestellte Fragen

Welche Verwaltungsaufgaben lassen sich auslagern?

Fast alle, die am Computer erledigt werden: Dateneingabe, Rechnungsstellung, Mahnwesen, Aktenführung, Ablage, Verwaltung der Mitarbeitenden. Aufgaben, die körperliche Anwesenheit erfordern, etwa Papierpost oder Empfang, bleiben in Ihren Räumen.

Wie behalte ich die Kontrolle über ihre Arbeit?

Sie legen die Verfahren, die Zugriffe und die Freigabepunkte fest. Die Assistenz berichtet im vereinbarten Rhythmus: tägliche Abstimmung, Tracking-Tabelle oder Ticket-Tool. MaaSil sorgt außerdem für eine regelmäßige Begleitung der Zusammenarbeit.

Muss ich Ausstattung bereitstellen?

Nein. MaaSil stellt Arbeitsplatz, Räumlichkeiten und Anbindung bereit, mit Notlösungen bei Ausfällen. Sie richten lediglich die Zugänge zu Ihren Tools ein.

Was kostet eine ausgelagerte Verwaltungsassistenz?

Das hängt von der Arbeitszeit und der erwarteten Erfahrung ab. Recruiting, Vertrag, Lohnabrechnung und Ausstattung sind inbegriffen. Unsere Preisübersicht finden Sie auf der Seite Preise, oder fordern Sie ein Angebot an.

Möchten Sie diese Stelle auslagern?

Beschreiben Sie uns Ihren Bedarf: Wir stellen Ihnen ausgewählte Profile für Ihr Unternehmen vor.

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