Ausgelagerter Office Manager: eine Säule der Organisation Ihres Unternehmens
In einem KMU oder Scale-up hält der Office Manager den Laden am Laufen: Lieferanten, Tools, Empfang neuer Mitarbeitender, Rechnungsverfolgung. Wenn diese Aufgaben bei der Geschäftsführung oder im Team landen, verlieren alle Zeit. Mit MaaSil integrieren Sie einen dedizierten Office Manager, der remote mit Ihren Tools und Prozessen arbeitet und den Überblick über den Betrieb Ihres Unternehmens behält.
Die Aufgaben eines ausgelagerten Office Managers
Der Office Manager im Remote-Modus übernimmt alles, was keine physische Anwesenheit in Ihren Räumen erfordert:
- Lieferanten und Dienstleister: Angebotsanfragen, Bestellungen, Verfolgung von Verträgen und Verlängerungen.
- Einkauf und Software-Abonnements: Ausgabenkontrolle und Prüfung der Rechnungen.
- Vorbereitung der Buchhaltung: Sammeln von Spesenabrechnungen, Belegen und Rechnungen für Ihren Steuerberater.
- Eintritte und Austritte: Einrichtung von Konten, Zugängen, Arbeitsmitteln und Unterlagen der Mitarbeitenden.
- Interne Tools: Administration von Google Workspace, Microsoft 365, Slack oder Notion.
- Teamleben: Organisation von Events, Seminaren und Geschäftsreisen.
- Dokumentation: Aktualisierung der Verfahren und des internen Handbuchs.
- Koordination vor Ort: Abstimmung mit der Ansprechperson in Ihren Räumen für Post und Material.
Für welche Unternehmen?
Diese Stelle richtet sich an Unternehmen mit 10 bis 200 Beschäftigten, die noch keine strukturierte Support-Funktion haben oder deren Verwaltungsteam überlastet ist. Sie eignet sich besonders für Unternehmen mit Homeoffice oder mehreren Standorten, in denen die Organisation bereits über digitale Tools läuft.
Kompetenzen und beherrschte Tools
Ein guter Office Manager ist vielseitig, organisiert und proaktiv. Wir wählen Profile aus, die Ihre Prozesse strukturieren und Fristen einhalten können und über ausgezeichnete schriftliche Französischkenntnisse verfügen. Sie arbeiten insbesondere mit:
- Google Workspace und Microsoft 365, sowohl in der Administration als auch in der täglichen Nutzung.
- Tools für Ausgaben- und Rechnungsmanagement wie Spendesk, Qonto oder Pennylane.
- Notion, Trello, Asana oder Monday zur Verfolgung interner Anfragen.
- Ihrem HR-Informationssystem (SIRH) zur Verfolgung von Eintritten und Abwesenheiten.
- KI-Tools zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und zum Verfassen von Verfahrensanweisungen.
Warum Sie Ihr Office Management mit MaaSil auslagern sollten
Ein zentraler Ansprechpartner
Ein Talent bündelt die Organisationsthemen, statt sie auf mehrere Personen zu verteilen.
Dokumentierte Prozesse
Unsere Office Manager halten ihre Arbeitsweise schriftlich fest, was Ihre Organisation absichert.
Ein Team, das mit Ihnen wächst
MaaSil kann eine Verwaltungsassistenz oder einen Buchhalter ergänzen, wenn Ihre Geschäftstätigkeit zunimmt.
Null HR-Aufwand
Vertrag, Gehaltsabrechnung, Arbeitsmittel und Betreuung des Talents übernimmt MaaSil.
Wie läuft die Rekrutierung ab?
- 1
Kennenlernen
Wir analysieren Ihr Geschäft, Ihre Tools, Ihre Prozesse und die gewünschten persönlichen Eigenschaften.
- 2
Suche
Wir wählen die besten Profile nach einer Reihe von Tests und ausführlichen Gesprächen aus.
- 3
Abschlussgespräch
Sie lernen die vorausgewählten Kandidaten kennen und unterziehen sie Ihrem gewohnten Auswahlverfahren.
- 4
Start
Der Einsatz beginnt mit einer betreuten Testphase von 2 Monaten und einer vollständigen Einbindung in Ihre Tools.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Office Manager wirklich remote arbeiten?
Ja, für den Großteil seiner Aufgaben: Lieferanten, Tools, Verwaltung, Eintritte neuer Mitarbeitender, Events. Nur physische Aufgaben (Post, Paketannahme, Instandhaltung der Räume) bleiben vor Ort. Wir empfehlen, eine Ansprechperson in Ihren Räumen zu benennen.
Was ist der Unterschied zu einer Assistenz der Geschäftsführung?
Die Assistenz der Geschäftsführung arbeitet für eine Führungskraft: Terminkalender, Akten, Prioritäten. Der Office Manager arbeitet für das gesamte Unternehmen: Organisation, Lieferanten, Tools und Teamleben. Beide Stellen ergänzen sich oft.
Kann er unsere Lieferantenrechnungen verwalten?
Ja. Er kann Rechnungen sammeln, prüfen und ablegen, Zahlungen vorbereiten und die Unterlagen an Ihren Steuerberater weitergeben. Die Freigabe der Zahlungen bleibt bei Ihnen.
Was kostet ein ausgelagerter Office Manager?
Der Preis hängt von der Arbeitszeit und der Erfahrung des Profils ab. Rekrutierung, Vertrag, Gehaltsabrechnung und Arbeitsmittel sind inklusive. Unsere Preise finden Sie auf der Seite Preise, und wir erstellen ein individuelles Angebot.
Möchten Sie diese Stelle auslagern?
Beschreiben Sie uns Ihren Bedarf: Wir stellen Ihnen ausgewählte Profile für Ihr Unternehmen vor.
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