Utkontraktert office manager: en bærebjelke i bedriftens organisering

Office manager som jobber sammen med teamet på et lyst kontor

I en SMB eller scale-up holder office manageren hjulene i gang: leverandører, verktøy, mottak av nyansatte, oppfølging av fakturaer. Når disse oppgavene havner hos daglig leder eller i teamet, taper alle tid. Med MaaSil får dere en dedikert office manager som jobber eksternt med verktøyene og prosessene deres, og som har oversikt over hvordan bedriften fungerer.

Oppgavene til en utkontraktert office manager

Office manageren som jobber eksternt, tar seg av alt som ikke krever fysisk tilstedeværelse i lokalene deres:

  • Leverandører og tjenesteytere: tilbudsforespørsler, bestillinger, oppfølging av kontrakter og fornyelser.
  • Innkjøp og programvareabonnementer: oppfølging av utgifter og kontroll av fakturaer.
  • Klargjøring til regnskapet: innsamling av utgiftsrapporter, bilag og fakturaer til regnskapsføreren deres.
  • Nyansettelser og avslutninger: opprettelse av kontoer, tilganger, utstyr og dokumenter for de ansatte.
  • Interne verktøy: administrasjon av Google Workspace, Microsoft 365, Slack eller Notion.
  • Teamliv: organisering av arrangementer, seminarer og reiser.
  • Dokumentasjon: oppdatering av rutiner og den interne håndboken.
  • Koordinering på stedet: kontakt med kontaktpersonen i lokalene deres for post og utstyr.

For hvilke bedrifter?

Denne stillingen passer for bedrifter med 10 til 200 ansatte som ennå ikke har en strukturert støttefunksjon, eller der administrasjonsteamet er overbelastet. Den passer særlig godt for bedrifter med hjemmekontor eller flere lokasjoner, der organiseringen allerede skjer gjennom digitale verktøy.

Kompetanse og verktøy de behersker

En god office manager er allsidig, organisert og proaktiv. Vi velger profiler som kan strukturere prosessene deres og holde tidsfrister, med utmerket skriftlig fransk. De jobber blant annet med:

  • Google Workspace og Microsoft 365, både i administrasjon og i daglig bruk.
  • Verktøy for styring av utgifter og fakturaer, som Spendesk, Qonto eller Pennylane.
  • Notion, Trello, Asana eller Monday for oppfølging av interne forespørsler.
  • HR-systemet deres (SIRH) for oppfølging av nyansettelser og fravær.
  • KI-verktøy for å automatisere repeterende oppgaver og skrive rutiner.

Hvorfor utkontraktere office management med MaaSil

Ett kontaktpunkt

Ett talent samler organisasjonsoppgavene i stedet for at de spres på flere personer.

Dokumenterte prosesser

Office managerne våre skriver ned det de gjør, noe som gir trygghet for organisasjonen deres.

Et team som vokser med dere

MaaSil kan legge til en administrativ assistent eller en regnskapsfører når aktiviteten øker.

Null HR-administrasjon

Kontrakt, lønn, utstyr og oppfølging av talentet håndteres av MaaSil.

Hvordan foregår rekrutteringen?

  1. 1

    Kartlegging

    Vi går gjennom virksomheten din, verktøyene, prosessene og de personlige egenskapene du ser etter.

  2. 2

    Søk

    Vi velger ut de beste profilene etter en rekke tester og grundige intervjuer.

  3. 3

    Siste intervju

    Du møter de forhåndsvalgte kandidatene og setter dem gjennom din vanlige rekrutteringsprosess.

  4. 4

    Oppstart

    Samarbeidet starter med en overvåket prøveperiode på 2 måneder og full integrering i verktøyene dine.

Ofte stilte spørsmål

Kan en office manager virkelig jobbe eksternt?

Ja, for det aller meste av oppgavene: leverandører, verktøy, administrasjon, mottak av nyansatte, arrangementer. Bare de fysiske oppgavene (post, mottak av pakker, vedlikehold av lokalene) blir værende på stedet. Vi anbefaler å utpeke en kontaktperson i lokalene deres.

Hva er forskjellen fra en direktørassistent?

Direktørassistenten jobber for én leder: kalender, saker, prioriteringer. Office manageren jobber for hele bedriften: organisering, leverandører, verktøy og teamliv. De to stillingene utfyller ofte hverandre.

Kan vedkommende håndtere leverandørfakturaene våre?

Ja. Vedkommende kan samle inn, kontrollere og arkivere fakturaer, forberede betalinger og sende opplysningene videre til regnskapsføreren deres. Godkjenningen av betalinger blir hos dere.

Hva koster en utkontraktert office manager?

Prisen avhenger av arbeidstiden og erfaringen til profilen. Rekruttering, kontrakt, lønn og utstyr er inkludert. Prisene våre finnes på siden Priser, og vi utarbeider et skreddersydd tilbud.

Vil du outsource denne stillingen?

Beskriv behovene dine: Vi presenterer utvalgte profiler for bedriften din.

Be om et tilbud →