Utkontraktert administrativ medarbeider: delegér administrasjonen uten å miste kontrollen
Tilbud, fakturaer, purringer, kundesaker, registrering i programvaren deres: administrasjon sluker fort timer hver uke. En utkontraktert administrativ medarbeider fra MaaSil tar seg av det på heltid, kun for virksomheten deres. Hun følger rutinene deres, bruker verktøyene deres og rapporterer jevnlig til dere. Dere beholder beslutningene, hun står for gjennomføringen.
Oppgavene til en utkontraktert administrativ medarbeider
Oppgavene tilpasses virksomheten deres. De vanligste:
- Dataregistrering: opprettelse og oppdatering av data i CRM-et, ERP-et eller regnearkene deres.
- Fakturering: utarbeidelse av tilbud og fakturaer, oppfølging av betalinger, purring på forfalte fakturaer.
- Saker: opprettelse og kontroll av kunde-, leverandør- eller leietakersaker, deretter arkivering.
- Innkommende henvendelser: behandling av e-poster og videresending til riktig kontaktperson.
- Arkivering: digitalisering og organisering av dokumentene deres.
- Personaloppfølging: fravær, dokumenter og attester for de ansatte.
- Utforming: brev, maler og standarddokumenter.
For hvilke virksomheter?
Stillingen passer for SMB-er, eiendomsmeglere, kontorer og helseinstitusjoner som drukner i saksbehandling. Den frigjør også selgerne eller teknikerne deres fra registreringsoppgaver, slik at de kan konsentrere seg om kjernevirksomheten.
Kompetanse og verktøy som beherskes
Vi søker pålitelige, metodiske profiler som er trygge på digitale verktøy. Rettskriving og kvaliteten på skriftlig uttrykk på fransk er blant ferdighetene som vurderes under utvelgelsen. Vanlige verktøy:
- Excel, Google Sheets, Word og Google Docs.
- Programvare for fakturering og kommersiell styring.
- Virksomhetens CRM og ERP.
- Verktøy for dokumenthåndtering og elektronisk signatur.
- KI-verktøy for å fremskynde registrering, sortering og skriving.
Hvorfor utkontraktere den administrative støtten til MaaSil
Rutiner som overholdes
Medarbeideren følger reglene og malene deres; dere beholder godkjenningen av sensitive beslutninger.
Tilgjengelig på heltid
Hun deles ikke mellom flere kunder, i motsetning til en delt tjeneste.
En veiledet oppstart
En overvåket prøvetid på 2 måneder sikrer integreringen.
Pålitelige arbeidsforhold
Utstyrte lokaler, utlevert utstyr, reserveløsninger for internett og strøm, GDPR-samsvar.
Hvordan foregår rekrutteringen?
- 1
Kartlegging
Vi går gjennom virksomheten din, verktøyene, prosessene og de personlige egenskapene du ser etter.
- 2
Søk
Vi velger ut de beste profilene etter en rekke tester og grundige intervjuer.
- 3
Siste intervju
Du møter de forhåndsvalgte kandidatene og setter dem gjennom din vanlige rekrutteringsprosess.
- 4
Oppstart
Samarbeidet starter med en overvåket prøveperiode på 2 måneder og full integrering i verktøyene dine.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke administrative oppgaver kan utkontrakteres?
Nesten alle som utføres på datamaskin: dataregistrering, fakturering, purringer, saksbehandling, arkivering, oppfølging av ansatte. Oppgaver som krever fysisk tilstedeværelse, som papirpost eller resepsjon, blir værende i lokalene deres.
Hvordan beholder man kontrollen over arbeidet hennes?
Dere fastsetter rutiner, tilganger og godkjenningspunkter. Medarbeideren rapporterer i den avtalte rytmen: daglig status, oppfølgingstabell eller saksbehandlingsverktøy. MaaSil sørger også for jevnlig oppfølging av samarbeidet.
Må man sørge for utstyr?
Nei. MaaSil stiller arbeidsplass, lokaler og tilkobling til rådighet, med reserveløsninger ved avbrudd. Dere trenger bare å åpne tilgang til verktøyene deres.
Hva koster en utkontraktert administrativ medarbeider?
Det avhenger av arbeidstiden og ønsket erfaring. Rekruttering, kontrakt, lønn og utstyr er inkludert. Se prisene våre på siden Priser, eller be om et tilbud.
Vil du outsource denne stillingen?
Beskriv behovene dine: Vi presenterer utvalgte profiler for bedriften din.
Be om et tilbud →