Office manager externalizado: un pilar de la organización de su empresa
En una pyme o una scale-up, el office manager hace que todo funcione: proveedores, herramientas, acogida de las nuevas incorporaciones, seguimiento de facturas. Cuando estas tareas recaen en la dirección o en el equipo, todos pierden tiempo. Con MaaSil, incorpora a un office manager dedicado, que trabaja a distancia con sus herramientas y sus procesos y mantiene una visión de conjunto del funcionamiento de su empresa.
Las funciones de un office manager externalizado
El office manager a distancia se encarga de todo lo que no requiere presencia física en sus oficinas:
- Proveedores y prestadores de servicios: solicitudes de presupuesto, pedidos, seguimiento de contratos y renovaciones.
- Compras y suscripciones de software: seguimiento de los gastos y control de las facturas.
- Preparación contable: recopilación de notas de gastos, justificantes y facturas para su contable.
- Altas y bajas: creación de cuentas, accesos, equipos y documentos de los empleados.
- Herramientas internas: administración de Google Workspace, Microsoft 365, Slack o Notion.
- Vida de equipo: organización de eventos, seminarios y desplazamientos.
- Documentación: actualización de los procedimientos y de la guía interna.
- Coordinación presencial: contacto con la persona de enlace en sus oficinas para el correo y el material.
¿Para qué empresas?
Este puesto está dirigido a empresas de 10 a 200 empleados que aún no cuentan con una función de apoyo estructurada, o cuyo equipo administrativo está desbordado. Resulta especialmente adecuado para empresas en teletrabajo o repartidas en varias sedes, donde la organización ya se apoya en herramientas digitales.
Competencias y herramientas dominadas
Un buen office manager es polivalente, organizado y proactivo. Seleccionamos perfiles capaces de estructurar sus procesos y cumplir los plazos, con un excelente dominio del francés escrito. Trabajan en particular con:
- Google Workspace y Microsoft 365, tanto en administración como en el uso diario.
- Herramientas de gestión de gastos y facturas, como Spendesk, Qonto o Pennylane.
- Notion, Trello, Asana o Monday para el seguimiento de las solicitudes internas.
- Su sistema de información de RR. HH. (SIRH) para el seguimiento de altas y ausencias.
- Herramientas de IA para automatizar las tareas repetitivas y redactar los procedimientos.
Por qué externalizar su office management con MaaSil
Un único interlocutor
Un solo talento centraliza los temas de organización, en lugar de dispersarlos entre varias personas.
Procesos documentados
Nuestros office managers formalizan lo que hacen, lo que da seguridad a su organización.
Un equipo que crece con usted
MaaSil puede añadir una asistente administrativa o un contable cuando su actividad aumente.
Cero gestión de RR. HH.
Contrato, nómina, material y seguimiento del talento corren a cargo de MaaSil.
¿Cómo se desarrolla la contratación?
- 1
Descubrimiento
Analizamos su negocio, sus herramientas, sus procesos y las cualidades humanas que busca.
- 2
Búsqueda
Seleccionamos los mejores perfiles tras una batería de pruebas y entrevistas en profundidad.
- 3
Entrevista final
Usted conoce a los candidatos preseleccionados y los somete a su proceso de selección habitual.
- 4
Inicio
La misión comienza con una fase de prueba supervisada de 2 meses, con una integración completa en sus herramientas.
Preguntas frecuentes
¿Puede un office manager trabajar realmente a distancia?
Sí, para la gran mayoría de sus funciones: proveedores, herramientas, administración, incorporación de empleados, eventos. Solo las tareas físicas (correo, recepción de paquetes, mantenimiento de las oficinas) se quedan en las instalaciones. Recomendamos designar a una persona de enlace en sus oficinas.
¿Qué diferencia hay con una asistente de dirección?
La asistente de dirección trabaja al servicio de un directivo: agenda, expedientes, prioridades. El office manager trabaja al servicio de toda la empresa: organización, proveedores, herramientas y vida de equipo. Los dos puestos suelen complementarse.
¿Puede gestionar nuestras facturas de proveedores?
Sí. Puede recopilar, controlar y archivar las facturas, preparar los pagos y transmitir la información a su contable. La validación de los pagos sigue en sus manos.
¿Cuánto cuesta un office manager externalizado?
El precio depende del tiempo de trabajo y de la experiencia del perfil. La contratación, el contrato, la nómina y el material están incluidos. Nuestras tarifas están en la página Tarifas, y elaboramos un presupuesto a medida.
¿Desea externalizar este puesto?
Descríbanos sus necesidades: le presentaremos perfiles seleccionados para su empresa.
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