Ulkoistettu johdon assistentti: oma liittolainen johtajan arkeen

Johdon assistentti valmistelee asiakirjaa johtajan kanssa

Onko kalenterinne ylitäynnä, postilaatikkonne myös, ja tärkeät asiat odottavat? MaaSilin ulkoistettu johdon assistentti hoitaa arkenne organisoinnin kokoaikaisesti ja vain teidän yrityksellenne. Hän työskentelee teidän työkalujenne kanssa, teidän työaikoinanne, ja hänestä tulee nopeasti luotettu oikea kätenne. Te saatte aikaa päätöksentekoon; me hoidamme rekrytoinnin, sopimuksen ja henkilöstöhallinnon seurannan.

Ulkoistetun johdon assistentin tehtävät

Hän toimii kuin tiloissanne työskentelevä assistentti, mutta etänä. Tarpeidenne mukaan hänen tehtäviinsä kuuluvat:

  • Kalenterin hallinta: tapaamisten sopiminen, tärkeysjärjestyksen määrittely, kokousten ja matkojen järjestäminen.
  • Sähköpostilaatikko: lajittelu, rutiinivastaukset, asiakkaiden ja kumppaneiden muistuttaminen.
  • Asiakirjat: esitysten, muistioiden ja johtoryhmän kokousten pöytäkirjojen valmistelu.
  • Päätösten seuranta: kokouksissa sovittujen toimenpiteiden ja tärkeiden määräaikojen perään katsominen.
  • Raportointi: koontinäyttöjenne päivittäminen tietojenne pohjalta.
  • Yhteyshenkilönä toimiminen: yhteydenpito tiimeihinne, asiakkaisiinne ja palveluntarjoajiinne.
  • Kirjoittaminen: kirjeet, sisäiset muistiot ja arkipäiväiset asiakirjat, muotoiltuina graafisen ohjeistonne mukaan.
  • Poikkitoiminnalliset projektit: sisäiset tapahtumat, lanseeraukset, rekrytointien järjestäminen.

Millaisille johtajille?

Tehtävä sopii pk-yritysten johtajille, startup-yritysten perustajille ja johtoryhmien jäsenille, jotka käyttävät liikaa aikaa organisointiin. Se sopii myös yrityksille, jotka haluavat jakaa assistentin kahden tai kolmen osakkaan kesken selkein tärkeysjärjestyssäännöin.

Osaaminen ja hallitut työkalut

Johdon assistenttimme valitaan tarkkuuden, harkitsevuuden ja ranskankielisen kirjoitustaidon perusteella. Monet työskentelevät myös englanniksi. He ottavat työkalunne haltuun heti perehdytyksestä alkaen:

  • Google Workspace ja Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel, PowerPoint).
  • Ajanvarausvälineet, kuten Calendly.
  • Projektinhallinta- ja viestintätyökalut: Notion, Trello, Asana, Slack.
  • Yrityksenne CRM ja sisäiset työkalut.
  • Tekoälyavustajat kirjoittamiseen, kokousten tiivistämiseen ja tiedonhakuun.

Miksi ulkoistaa johdon assistenttipalvelut MaaSilille

Oma assistentti

Hän työskentelee vain teille, ei asiakassalkulle kuten jaetussa puhelinpalvelussa.

Todellinen jatkuvuus

Hän tuntee asiakirjanne, yhteyshenkilönne ja tapanne. Konsulttimme pysyvät samassa toimeksiannossa keskimäärin 3,5 vuotta.

Luottamuksellisuus

Turvatut tilat, toimitetut laitteet, GDPR-vaatimustenmukaisuus ja ISO 9001:2015 -sertifioitu laatujärjestelmä.

Ei hallinnollista työtä

MaaSil hoitaa sopimuksen, palkanlaskennan, henkilöstöhallinnon seurannan ja infrastruktuurin. Te ohjaatte tehtäviä päivittäin.

Miten rekrytointi etenee?

  1. 1

    Kartoitus

    Analysoimme ammatin, työkalunne, prosessinne ja toivotut henkilökohtaiset ominaisuudet.

  2. 2

    Haku

    Valitsemme parhaat ehdokkaat useiden testien ja perusteellisten haastattelujen jälkeen.

  3. 3

    Loppuhaastattelu

    Tapaat esivalitut ehdokkaat ja viet heidät tavanomaisen rekrytointiprosessinne läpi.

  4. 4

    Aloitus

    Toimeksianto alkaa 2 kuukauden valvotulla koejaksolla, ja osaaja perehdytetään täysin työkaluihinne.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä ero on ulkoistetulla johdon assistentilla ja puhelinpalvelulla?

Puhelinpalvelu jakaa työntekijänsä useiden asiakkaiden kesken ja rajoittuu usein puhelujen vastaanottamiseen. MaaSilin johdon assistentti on kokoaikaisesti omistettu yrityksellenne: hän tuntee asiakirjanne, käyttää työkalujanne ja hoitaa korkean arvon tehtäviä, kuten johtoryhmänne kokousten valmistelua tai projektienne seurantaa.

Voiko hän käsitellä luottamuksellisia tietoja?

Kyllä. Osaajamme työskentelevät turvatuissa tiloissa MaaSilin toimittamilla laitteilla GDPR:ää noudattaen. Te määrittelette pääsyoikeudet työkaluihinne kuten sisäiselle työntekijälle.

Mihin aikaan hän työskentelee?

Hänen työaikansa mukautetaan teidän aikoihinne. Madagaskarilta aikaero Pariisiin on vuodenajasta riippuen vain 1–2 tuntia.

Paljonko ulkoistettu johdon assistentti maksaa?

Hinta riippuu työajasta ja halutusta kokemustasosta. Se sisältää rekrytoinnin, sopimuksen, palkanlaskennan ja laitteet. Tutustukaa hinnastosivuumme tai pyytäkää yksilöllinen tarjous.

Haluatteko ulkoistaa tämän tehtävän?

Kertokaa tarpeistanne: esittelemme yrityksellenne valitut profiilit.

Pyydä tarjous →