Ulkoistettu office manager: yrityksenne organisoinnin tukipilari

Office manager työskentelee tiimin kanssa valoisassa toimistossa

Pk-yrityksessä tai scale-upissa office manager pitää arjen pyörimässä: toimittajat, työkalut, uusien työntekijöiden vastaanotto, laskujen seuranta. Kun nämä tehtävät kasautuvat toimitusjohtajalle tai tiimille, kaikki menettävät aikaa. MaaSilin avulla saatte oman office managerin, joka työskentelee etänä teidän työkalujenne ja prosessienne parissa ja pitää kokonaiskuvan yrityksenne toiminnasta.

Ulkoistetun office managerin tehtävät

Etänä työskentelevä office manager hoitaa kaiken, mikä ei vaadi fyysistä läsnäoloa toimitiloissanne:

  • Toimittajat ja palveluntarjoajat: tarjouspyynnöt, tilaukset, sopimusten ja uusintojen seuranta.
  • Hankinnat ja ohjelmistotilaukset: kulujen seuranta ja laskujen tarkastus.
  • Kirjanpidon valmistelu: kulukorvausten, tositteiden ja laskujen kerääminen kirjanpitäjällenne.
  • Työsuhteiden alut ja päättymiset: työntekijöiden tunnusten, käyttöoikeuksien, välineiden ja asiakirjojen hoitaminen.
  • Sisäiset työkalut: Google Workspacen, Microsoft 365:n, Slackin tai Notionin ylläpito.
  • Tiimin arki: tapahtumien, seminaarien ja matkojen järjestäminen.
  • Dokumentaatio: toimintaohjeiden ja sisäisen oppaan päivittäminen.
  • Koordinointi paikan päällä: yhteydenpito toimitiloissanne olevaan yhteyshenkilöön postin ja välineiden osalta.

Millaisille yrityksille?

Tämä rooli sopii yrityksille, joissa on 10–200 työntekijää ja joilla ei vielä ole jäsenneltyä tukitoimintoa tai joiden hallintotiimi on ylikuormittunut. Se sopii erityisesti etätyötä tekeville tai usealla toimipaikalla toimiville yrityksille, joissa organisointi tapahtuu jo digitaalisten työkalujen kautta.

Osaaminen ja hallitut työkalut

Hyvä office manager on monipuolinen, järjestelmällinen ja aloitteellinen. Valitsemme profiileja, jotka osaavat jäsentää prosessinne ja pitää aikataulut, ja joiden kirjallinen ranskan kielen taito on erinomainen. He työskentelevät muun muassa seuraavien kanssa:

  • Google Workspace ja Microsoft 365, sekä ylläpidossa että päivittäisessä käytössä.
  • Kulujen ja laskujen hallintatyökalut, kuten Spendesk, Qonto tai Pennylane.
  • Notion, Trello, Asana tai Monday sisäisten pyyntöjen seurantaan.
  • HR-järjestelmänne (SIRH) työsuhteiden alkamisten ja poissaolojen seurantaan.
  • Tekoälytyökalut toistuvien tehtävien automatisointiin ja toimintaohjeiden kirjoittamiseen.

Miksi ulkoistaa office management MaaSilin kanssa

Yksi yhteyshenkilö

Yksi osaaja keskittää organisointiasiat sen sijaan, että ne hajaantuisivat usealle henkilölle.

Dokumentoidut prosessit

Office managerimme kirjaavat työnsä käytännöt, mikä turvaa organisaationne toiminnan.

Tiimi, joka kasvaa kanssanne

MaaSil voi lisätä hallinnollisen assistentin tai kirjanpitäjän, kun toimintanne laajenee.

Ei HR-hallintoa

Sopimus, palkanlaskenta, välineet ja osaajan seuranta ovat MaaSilin vastuulla.

Miten rekrytointi etenee?

  1. 1

    Kartoitus

    Analysoimme ammatin, työkalunne, prosessinne ja toivotut henkilökohtaiset ominaisuudet.

  2. 2

    Haku

    Valitsemme parhaat ehdokkaat useiden testien ja perusteellisten haastattelujen jälkeen.

  3. 3

    Loppuhaastattelu

    Tapaat esivalitut ehdokkaat ja viet heidät tavanomaisen rekrytointiprosessinne läpi.

  4. 4

    Aloitus

    Toimeksianto alkaa 2 kuukauden valvotulla koejaksolla, ja osaaja perehdytetään täysin työkaluihinne.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko office manager todella työskennellä etänä?

Kyllä, valtaosassa tehtäviään: toimittajat, työkalut, hallinto, työntekijöiden perehdytys, tapahtumat. Vain fyysiset tehtävät (posti, pakettien vastaanotto, toimitilojen kunnossapito) jäävät paikan päälle. Suosittelemme nimeämään toimitiloihinne yhteyshenkilön.

Mitä eroa on johdon assistentilla?

Johdon assistentti työskentelee yhden johtajan palveluksessa: kalenteri, asiakirjat, prioriteetit. Office manager työskentelee koko yrityksen palveluksessa: organisointi, toimittajat, työkalut ja tiimin arki. Nämä kaksi roolia täydentävät usein toisiaan.

Voiko hän hoitaa toimittajalaskumme?

Kyllä. Hän voi kerätä, tarkastaa ja arkistoida laskut, valmistella maksut ja välittää tiedot kirjanpitäjällenne. Maksujen hyväksyminen jää teille.

Paljonko ulkoistettu office manager maksaa?

Hinta riippuu työajasta ja profiilin kokemuksesta. Rekrytointi, sopimus, palkanlaskenta ja välineet sisältyvät hintaan. Hinnastomme löytyy Hinnat-sivulta, ja laadimme räätälöidyn tarjouksen.

Haluatteko ulkoistaa tämän tehtävän?

Kertokaa tarpeistanne: esittelemme yrityksellenne valitut profiilit.

Pyydä tarjous →