Ulkoistettu hallinnollinen assistentti: delegoikaa hallinto menettämättä kontrollia
Tarjoukset, laskut, maksumuistutukset, asiakastiedostot, tietojen syöttö ohjelmistoihinne: hallinto vie nopeasti tunteja joka viikko. MaaSilin ulkoistettu hallinnollinen assistentti hoitaa sen kokoaikaisesti, vain yrityksellenne. Hän noudattaa menettelytapojanne, käyttää työkalujanne ja raportoi teille säännöllisesti. Päätökset pysyvät teillä, toteutus on hänen vastuullaan.
Ulkoistetun hallinnollisen assistentin tehtävät
Tehtävät mukautuvat toimintaanne. Yleisimmät:
- Tietojen syöttö: tietojen luominen ja päivittäminen CRM-järjestelmässänne, ERP-järjestelmässänne tai taulukoissanne.
- Laskutus: tarjousten ja laskujen valmistelu, maksujen seuranta, erääntyneiden laskujen perintä.
- Asiakirjat: asiakas-, toimittaja- tai vuokralaistiedostojen laadinta ja tarkistus sekä arkistointi.
- Saapuvat pyynnöt: sähköpostien käsittely ja ohjaaminen oikealle henkilölle.
- Arkistointi: asiakirjojenne digitointi ja järjestäminen.
- Henkilöstöseuranta: työntekijöiden poissaolot, asiakirjat ja todistukset.
- Muotoilu: kirjeet, mallipohjat ja vakioasiakirjat.
Millaisille yrityksille?
Tehtävä sopii pk-yrityksille, kiinteistönvälitystoimistoille, toimistoille ja terveydenhuollon yksiköille, jotka hukkuvat asiakirjojen käsittelyyn. Se vapauttaa myös myyntihenkilönne tai teknikkonne tietojen syötöstä, jotta he voivat keskittyä ydintehtäväänsä.
Osaaminen ja hallitut työkalut
Etsimme luotettavia, systemaattisia henkilöitä, jotka hallitsevat digitaaliset työkalut. Ranskan kielen oikeinkirjoitus ja kirjallisen ilmaisun laatu kuuluvat valinnassa arvioitaviin taitoihin. Yleiset työkalut:
- Excel, Google Sheets, Word ja Google Docs.
- Laskutus- ja myynninhallintaohjelmistot.
- Yrityksenne CRM ja ERP.
- Asiakirjahallinnan ja sähköisen allekirjoituksen työkalut.
- Tekoälytyökalut tietojen syötön, lajittelun ja kirjoittamisen nopeuttamiseen.
Miksi ulkoistaa hallinnollinen avustava työ MaaSilille
Menettelytapoja noudatetaan
Assistentti soveltaa sääntöjänne ja mallipohjianne; herkkien päätösten hyväksyntä pysyy teillä.
Kokoaikainen saatavuus
Häntä ei jaeta usean asiakkaan kesken, toisin kuin jaetussa palvelussa.
Ohjattu aloitus
Valvottu kahden kuukauden koejakso varmistaa perehdytyksen.
Luotettavat työolosuhteet
Varustetut tilat, toimitetut laitteet, vararatkaisut internetille ja sähkölle, GDPR-vaatimustenmukaisuus.
Miten rekrytointi etenee?
- 1
Kartoitus
Analysoimme ammatin, työkalunne, prosessinne ja toivotut henkilökohtaiset ominaisuudet.
- 2
Haku
Valitsemme parhaat ehdokkaat useiden testien ja perusteellisten haastattelujen jälkeen.
- 3
Loppuhaastattelu
Tapaat esivalitut ehdokkaat ja viet heidät tavanomaisen rekrytointiprosessinne läpi.
- 4
Aloitus
Toimeksianto alkaa 2 kuukauden valvotulla koejaksolla, ja osaaja perehdytetään täysin työkaluihinne.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä hallinnollisia tehtäviä voi ulkoistaa?
Lähes kaikki tietokoneella tehtävät: tietojen syöttö, laskutus, maksumuistutukset, asiakirjojen hallinta, arkistointi, työntekijöiden seuranta. Fyysistä läsnäoloa vaativat tehtävät, kuten paperipostin käsittely tai vastaanotto, jäävät tiloihinne.
Miten työn kontrolli säilyy?
Te määrittelette menettelytavat, käyttöoikeudet ja hyväksymiskohdat. Assistentti raportoi sovitulla tahdilla: päivittäinen tilannekatsaus, seurantataulukko tai tikettityökalu. MaaSil seuraa myös yhteistyötä säännöllisesti.
Täytyykö laitteet hankkia itse?
Ei. MaaSil toimittaa työpisteen, tilat ja yhteyden sekä vararatkaisut katkosten varalle. Teidän tarvitsee vain avata käyttöoikeudet työkaluihinne.
Paljonko ulkoistettu hallinnollinen assistentti maksaa?
Se riippuu työajasta ja odotetusta kokemuksesta. Rekrytointi, sopimus, palkanlaskenta ja laitteet sisältyvät hintaan. Hinnastomme löytyy Hinnat-sivulta, tai pyytäkää tarjous.
Haluatteko ulkoistaa tämän tehtävän?
Kertokaa tarpeistanne: esittelemme yrityksellenne valitut profiilit.
Pyydä tarjous →