Office manager externalisé : un pilier de l'organisation de votre entreprise
Dans une PME ou une scale-up, l'office manager fait tourner la maison : fournisseurs, outils, accueil des nouveaux arrivants, suivi des factures. Quand ces tâches retombent sur le dirigeant ou sur l'équipe, tout le monde perd du temps. Avec MaaSil, vous intégrez un office manager dédié, qui travaille à distance avec vos outils et vos process, et qui garde une vue d'ensemble sur le fonctionnement de votre entreprise.
Les missions d'un office manager externalisé
L'office manager à distance prend en charge tout ce qui ne demande pas une présence physique dans vos locaux :
- Fournisseurs et prestataires : demandes de devis, commandes, suivi des contrats et des renouvellements.
- Achats et abonnements logiciels : suivi des dépenses et contrôle des factures.
- Préparation comptable : collecte des notes de frais, des justificatifs et des factures pour votre comptable.
- Arrivées et départs : création des comptes, accès, matériel et documents des collaborateurs.
- Outils internes : administration de Google Workspace, Microsoft 365, Slack ou Notion.
- Vie d'équipe : organisation des événements, des séminaires et des déplacements.
- Documentation : mise à jour des procédures et du guide interne.
- Coordination sur site : lien avec la personne relais dans vos locaux pour le courrier et le matériel.
Pour quelles entreprises ?
Ce poste s'adresse aux entreprises de 10 à 200 salariés qui n'ont pas encore de fonction support structurée, ou dont l'équipe administrative est débordée. Il convient particulièrement aux entreprises en télétravail ou réparties sur plusieurs sites, où l'organisation passe déjà par des outils numériques.
Compétences et outils maîtrisés
Un bon office manager est polyvalent, organisé et force de proposition. Nous sélectionnons des profils capables de structurer vos process et de tenir les délais, avec une excellente maîtrise du français écrit. Ils travaillent notamment avec :
- Google Workspace et Microsoft 365, en administration comme en usage quotidien.
- Outils de gestion des dépenses et des factures, comme Spendesk, Qonto ou Pennylane.
- Notion, Trello, Asana ou Monday pour suivre les demandes internes.
- Votre SIRH pour le suivi des arrivées et des absences.
- Outils d'IA pour automatiser les tâches répétitives et rédiger les procédures.
Pourquoi externaliser votre office management avec MaaSil
Un interlocuteur unique
Un seul talent centralise les sujets d'organisation, au lieu de les disperser entre plusieurs personnes.
Des process documentés
Nos office managers formalisent ce qu'ils font, ce qui sécurise votre organisation.
Une équipe qui grandit avec vous
MaaSil peut ajouter une assistante administrative ou un comptable quand votre activité augmente.
Zéro gestion RH
Contrat, paie, matériel et suivi du talent sont pris en charge par MaaSil.
Comment se déroule le recrutement ?
- 1
Découverte
Nous analysons votre métier, vos outils, vos process et les qualités humaines recherchées.
- 2
Recherche
Nous sélectionnons les meilleurs profils après une batterie de tests et des entretiens approfondis.
- 3
Entretien final
Vous rencontrez les candidats présélectionnés et les soumettez à votre process de recrutement habituel.
- 4
Démarrage
La mission commence par une phase de test supervisée de 2 mois, avec une intégration complète à vos outils.
Questions fréquentes
Un office manager peut-il vraiment travailler à distance ?
Oui, pour la grande majorité de ses missions : fournisseurs, outils, administratif, arrivées des collaborateurs, événements. Seules les tâches physiques (courrier, réception de colis, entretien des locaux) restent sur site. Nous recommandons de désigner une personne relais dans vos locaux.
Quelle différence avec une assistante de direction ?
L'assistante de direction travaille au service d'un dirigeant : agenda, dossiers, priorités. L'office manager travaille au service de toute l'entreprise : organisation, fournisseurs, outils et vie d'équipe. Les deux postes se complètent souvent.
Peut-il gérer nos factures fournisseurs ?
Oui. Il peut collecter, contrôler et classer les factures, préparer les paiements et transmettre les éléments à votre comptable. La validation des paiements reste chez vous.
Combien coûte un office manager externalisé ?
Le prix dépend du temps de travail et de l'expérience du profil. Le recrutement, le contrat, la paie et le matériel sont inclus. Nos grilles sont sur la page Tarifs, et nous établissons un devis sur mesure.
Vous souhaitez externaliser ce poste ?
Décrivez-nous vos besoins : nous vous présentons des profils sélectionnés pour votre entreprise.
Demander un devis →