Assistante administrative externalisée : déléguez l'administratif sans perdre le contrôle
Devis, factures, relances, dossiers clients, saisie dans vos logiciels : l'administratif prend vite des heures chaque semaine. Une assistante administrative externalisée MaaSil s'en charge à temps plein, pour votre entreprise uniquement. Elle suit vos procédures, utilise vos outils et vous rend compte régulièrement. Vous gardez la main sur les décisions, elle s'occupe de l'exécution.
Les missions d'une assistante administrative externalisée
Ses missions s'adaptent à votre activité. Les plus fréquentes :
- Saisie : création et mise à jour des données dans votre CRM, votre ERP ou vos tableurs.
- Facturation : préparation des devis et des factures, suivi des règlements, relance des impayés.
- Dossiers : constitution et vérification des dossiers clients, fournisseurs ou locataires, puis archivage.
- Demandes entrantes : traitement des e-mails et orientation vers le bon interlocuteur.
- Classement : dématérialisation et organisation de vos documents.
- Suivi du personnel : absences, documents et attestations des collaborateurs.
- Mise en forme : courriers, modèles et documents types.
Pour quelles entreprises ?
Ce poste convient aux PME, aux agences immobilières, aux cabinets et aux structures de santé qui croulent sous la gestion de dossiers. Il permet aussi de libérer vos commerciaux ou vos techniciens des tâches de saisie, pour qu'ils se concentrent sur leur cœur de métier.
Compétences et outils maîtrisés
Nous recherchons des profils fiables, méthodiques et à l'aise avec les outils numériques. L'orthographe et la qualité de l'expression écrite en français font partie des compétences évaluées lors de la sélection. Outils courants :
- Excel, Google Sheets, Word et Google Docs.
- Logiciels de facturation et de gestion commerciale.
- Le CRM et l'ERP de votre entreprise.
- Outils de gestion documentaire et de signature électronique.
- Outils d'IA pour accélérer la saisie, le tri et la rédaction.
Pourquoi externaliser votre assistanat administratif avec MaaSil
Des procédures respectées
L'assistante applique vos règles et vos modèles ; vous gardez la validation des décisions sensibles.
Une disponibilité à temps plein
Elle n'est pas partagée entre plusieurs clients, contrairement à une prestation mutualisée.
Un démarrage encadré
Une phase de test supervisée de 2 mois sécurise l'intégration.
Un cadre de travail fiable
Locaux équipés, matériel fourni, solutions de secours internet et électricité, conformité RGPD.
Comment se déroule le recrutement ?
- 1
Découverte
Nous analysons votre métier, vos outils, vos process et les qualités humaines recherchées.
- 2
Recherche
Nous sélectionnons les meilleurs profils après une batterie de tests et des entretiens approfondis.
- 3
Entretien final
Vous rencontrez les candidats présélectionnés et les soumettez à votre process de recrutement habituel.
- 4
Démarrage
La mission commence par une phase de test supervisée de 2 mois, avec une intégration complète à vos outils.
Questions fréquentes
Quelles tâches administratives peut-on externaliser ?
Presque toutes celles qui se font sur ordinateur : saisie, facturation, relances, gestion de dossiers, classement, suivi des collaborateurs. Les tâches qui demandent une présence physique, comme le courrier papier ou l'accueil, restent dans vos locaux.
Comment garder le contrôle sur son travail ?
Vous définissez les procédures, les accès et les points de validation. L'assistante vous rend compte au rythme convenu : point quotidien, tableau de suivi ou outil de tickets. MaaSil assure aussi un suivi régulier de la collaboration.
Faut-il prévoir du matériel ?
Non. MaaSil fournit le poste de travail, les locaux et la connexion, avec des solutions de secours en cas de coupure. Vous ouvrez simplement les accès à vos outils.
Quel est le tarif d'une assistante administrative externalisée ?
Il dépend du temps de travail et de l'expérience attendue. Le recrutement, le contrat, la paie et le matériel sont inclus. Retrouvez nos grilles sur la page Tarifs ou demandez un devis.
Vous souhaitez externaliser ce poste ?
Décrivez-nous vos besoins : nous vous présentons des profils sélectionnés pour votre entreprise.
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