Uitbestede administratief medewerker: delegeer de administratie zonder de controle te verliezen

Administratief medewerker verwerkt dossiers op haar computer tijdens een teamvergadering

Offertes, facturen, betalingsherinneringen, klantdossiers, gegevensinvoer in uw software: administratie neemt al snel elke week uren in beslag. Een uitbestede administratief medewerker van MaaSil neemt dit voltijds op zich, uitsluitend voor uw bedrijf. Zij volgt uw procedures, gebruikt uw tools en rapporteert regelmatig aan u. U behoudt de beslissingen, zij zorgt voor de uitvoering.

De taken van een uitbestede administratief medewerker

Haar taken passen zich aan uw activiteit aan. De meest voorkomende:

  • Gegevensinvoer: aanmaken en bijwerken van gegevens in uw CRM, uw ERP of uw spreadsheets.
  • Facturatie: opstellen van offertes en facturen, opvolgen van betalingen, aanmanen van openstaande facturen.
  • Dossiers: samenstellen en controleren van klant-, leveranciers- of huurdersdossiers, daarna archiveren.
  • Binnenkomende verzoeken: verwerken van e-mails en doorverwijzen naar de juiste contactpersoon.
  • Archivering: digitaliseren en ordenen van uw documenten.
  • Personeelsopvolging: afwezigheden, documenten en attesten van medewerkers.
  • Opmaak: brieven, sjablonen en standaarddocumenten.

Voor welke bedrijven?

Deze functie past bij mkb-bedrijven, vastgoedkantoren, kantoren en zorgorganisaties die gebukt gaan onder dossierbeheer. Ze ontlast ook uw verkopers of technici van invoerwerk, zodat zij zich kunnen concentreren op hun kernactiviteit.

Vaardigheden en beheerste tools

Wij zoeken betrouwbare, methodische profielen die vertrouwd zijn met digitale tools. Spelling en de kwaliteit van het schriftelijk taalgebruik in het Frans behoren tot de vaardigheden die tijdens de selectie worden beoordeeld. Gangbare tools:

  • Excel, Google Sheets, Word en Google Docs.
  • Software voor facturatie en commercieel beheer.
  • De CRM en ERP van uw bedrijf.
  • Tools voor documentbeheer en elektronische handtekening.
  • AI-tools om gegevensinvoer, sortering en het schrijven te versnellen.

Waarom uw administratieve ondersteuning uitbesteden aan MaaSil

Procedures worden nageleefd

De medewerker past uw regels en sjablonen toe; u houdt de goedkeuring van gevoelige beslissingen.

Voltijds beschikbaar

Zij wordt niet gedeeld tussen meerdere klanten, in tegenstelling tot een gedeelde dienstverlening.

Een begeleide start

Een gesuperviseerde proefperiode van 2 maanden zorgt voor een veilige integratie.

Een betrouwbaar werkkader

Uitgeruste kantoren, geleverd materiaal, noodoplossingen voor internet en elektriciteit, AVG-conformiteit.

Hoe verloopt de werving?

  1. 1

    Kennismaking

    Wij analyseren uw vak, uw tools, uw processen en de gewenste persoonlijke eigenschappen.

  2. 2

    Zoektocht

    Wij selecteren de beste profielen na een reeks tests en diepgaande gesprekken.

  3. 3

    Eindgesprek

    U ontmoet de voorgeselecteerde kandidaten en laat ze door uw gebruikelijke selectieprocedure gaan.

  4. 4

    Start

    De opdracht begint met een begeleide proefperiode van 2 maanden, met volledige integratie in uw tools.

Veelgestelde vragen

Welke administratieve taken kunnen worden uitbesteed?

Bijna alle taken die op een computer worden uitgevoerd: gegevensinvoer, facturatie, betalingsherinneringen, dossierbeheer, archivering, personeelsopvolging. Taken die fysieke aanwezigheid vereisen, zoals papieren post of ontvangst, blijven in uw kantoor.

Hoe houd ik controle over haar werk?

U bepaalt de procedures, de toegangsrechten en de goedkeuringspunten. De medewerker rapporteert in het afgesproken ritme: dagelijks overleg, opvolgtabel of ticketingtool. MaaSil zorgt bovendien voor een regelmatige opvolging van de samenwerking.

Moet ik materiaal voorzien?

Nee. MaaSil levert de werkplek, de kantoren en de verbinding, met noodoplossingen bij uitval. U hoeft alleen de toegang tot uw tools te openen.

Wat kost een uitbestede administratief medewerker?

Dat hangt af van de werktijd en de gewenste ervaring. Werving, contract, loonadministratie en materiaal zijn inbegrepen. Onze tarieven vindt u op de pagina Tarieven, of vraag een offerte aan.

Wilt u deze functie uitbesteden?

Vertel ons uw behoeften: wij presenteren geselecteerde profielen voor uw bedrijf.

Offerte aanvragen →