Uitbestede office manager: een pijler van de organisatie van uw bedrijf
In een mkb-bedrijf of scale-up houdt de office manager de boel draaiende: leveranciers, tools, ontvangst van nieuwe medewerkers, facturen opvolgen. Wanneer deze taken bij de directie of het team terechtkomen, verliest iedereen tijd. Met MaaSil haalt u een toegewijde office manager in huis, die op afstand met uw tools en processen werkt en het overzicht bewaart over de werking van uw bedrijf.
De taken van een uitbestede office manager
De office manager op afstand neemt alles op zich wat geen fysieke aanwezigheid in uw kantoor vereist:
- Leveranciers en dienstverleners: offerteaanvragen, bestellingen, opvolging van contracten en verlengingen.
- Inkoop en softwareabonnementen: opvolging van uitgaven en controle van facturen.
- Voorbereiding van de boekhouding: onkostennota's, bewijsstukken en facturen verzamelen voor uw boekhouder.
- In- en uitdiensttreding: aanmaken van accounts, toegangen, materiaal en documenten van medewerkers.
- Interne tools: beheer van Google Workspace, Microsoft 365, Slack of Notion.
- Teamleven: organisatie van evenementen, seminars en zakenreizen.
- Documentatie: bijwerken van procedures en de interne gids.
- Coördinatie ter plaatse: contact met de aanspreekpersoon in uw kantoor voor post en materiaal.
Voor welke bedrijven?
Deze functie richt zich op bedrijven met 10 tot 200 medewerkers die nog geen gestructureerde ondersteunende functie hebben, of waarvan het administratieve team overbelast is. Ze past vooral bij bedrijven die thuiswerken of verspreid zijn over meerdere vestigingen, waar de organisatie al via digitale tools verloopt.
Vaardigheden en beheerste tools
Een goede office manager is veelzijdig, georganiseerd en proactief. Wij selecteren profielen die uw processen kunnen structureren en deadlines halen, met een uitstekende beheersing van het geschreven Frans. Ze werken onder meer met:
- Google Workspace en Microsoft 365, zowel voor het beheer als in het dagelijks gebruik.
- Tools voor het beheer van uitgaven en facturen, zoals Spendesk, Qonto of Pennylane.
- Notion, Trello, Asana of Monday om interne verzoeken op te volgen.
- Uw HR-systeem (SIRH) voor de opvolging van indiensttredingen en afwezigheden.
- AI-tools om repetitieve taken te automatiseren en procedures op te stellen.
Waarom uw office management uitbesteden met MaaSil
Eén aanspreekpunt
Één talent bundelt de organisatorische onderwerpen in plaats van ze over meerdere personen te verspreiden.
Gedocumenteerde processen
Onze office managers leggen vast wat ze doen, wat uw organisatie zekerheid geeft.
Een team dat met u meegroeit
MaaSil kan een administratief medewerker of een boekhouder toevoegen wanneer uw activiteit toeneemt.
Nul HR-beheer
Contract, loonadministratie, materiaal en opvolging van het talent worden door MaaSil verzorgd.
Hoe verloopt de werving?
- 1
Kennismaking
Wij analyseren uw vak, uw tools, uw processen en de gewenste persoonlijke eigenschappen.
- 2
Zoektocht
Wij selecteren de beste profielen na een reeks tests en diepgaande gesprekken.
- 3
Eindgesprek
U ontmoet de voorgeselecteerde kandidaten en laat ze door uw gebruikelijke selectieprocedure gaan.
- 4
Start
De opdracht begint met een begeleide proefperiode van 2 maanden, met volledige integratie in uw tools.
Veelgestelde vragen
Kan een office manager echt op afstand werken?
Ja, voor het grootste deel van de taken: leveranciers, tools, administratie, indiensttreding van medewerkers, evenementen. Alleen fysieke taken (post, ontvangst van pakketten, onderhoud van het kantoor) blijven ter plaatse. Wij raden aan een aanspreekpersoon in uw kantoor aan te wijzen.
Wat is het verschil met een directieassistent?
De directieassistent werkt ten dienste van één leidinggevende: agenda, dossiers, prioriteiten. De office manager werkt ten dienste van het hele bedrijf: organisatie, leveranciers, tools en teamleven. De twee functies vullen elkaar vaak aan.
Kan hij of zij onze leveranciersfacturen beheren?
Ja. Hij of zij kan facturen verzamelen, controleren en archiveren, betalingen voorbereiden en de gegevens doorgeven aan uw boekhouder. De goedkeuring van betalingen blijft bij u.
Wat kost een uitbestede office manager?
De prijs hangt af van de arbeidstijd en de ervaring van het profiel. Werving, contract, loonadministratie en materiaal zijn inbegrepen. Onze tarieven staan op de pagina Tarieven en we stellen een offerte op maat op.
Wilt u deze functie uitbesteden?
Vertel ons uw behoeften: wij presenteren geselecteerde profielen voor uw bedrijf.
Offerte aanvragen →